造办处《活计档》所记器物，凡有座匣，品相有差者，夹带他物者，悉以小字另加注明。而每记一条，必先注明经办之人，再记其“交”到或“持出”的状态，可知当时器物出入库房，造办处必与经办人员当面交割，载明原委，厘清责任，以备日后查考。档册记录瓷器品相，自雍正朝已然，但用语较为含糊。到了乾隆朝，品相描述愈见规范，且有了固定的用语，计其常见者，有伤、破、璺、毛、缺、磕、柳、煅、粘、补等。